Focus op het doel. Dan pas het programma.

Mijn aanpak in vier stappen

1. Het begint met…

   Een goede voorbereiding vormt het fundament van mijn werk. Weten waarover het gaat en weten waar de opdrachtgever met het evenement naartoe wil. Kortom: focus krijgen op het doel van het evenement!

   Samen met jou stel ik vast welk doel of welke doelen je wilt bereiken en hoe we dat kunnen aanpakken. Zodat je het evenement kunt inzetten als (strategisch) middel en niet als doel op zich.

   Moet het evenement bijvoorbeeld publiciteit genereren, of leads of opdrachten opleveren? Welke dan precies en hoeveel? Misschien wil je dat er een vervolg komt op het evenement, of dat de deelnemers morgen met jullie boodschap aan de slag gaan. Als die zaken spelen, dan stel ik graag samen met jou vast hoe we dat kunnen bereiken.

2. Vormgeven

   Op basis van de gedefinieerde doelen werk ik, uiteraard in nauw overleg met jou, een passende werkvorm uit en maak ik een voorstel voor de in te zetten instrumenten. Inhoud, opzet en uitwerking stem ik steeds met je af, zodat je betrokken bent en blijft en grip houdt op jouw evenement.

   Uiteraard heb ik vooraf contact met de spreker(s). Ik leer hun verhaal en vooral ook de persoon achter het verhaal kennen. Maar ik ervaar elke keer weer dat het ook heel nuttig is om een aantal deelnemers vooraf te spreken. Ik benader hen vooraf om wensen en verwachtingen te achterhalen. Als je dat prettig vindt, koppel ik mijn bevindingen aan je terug.

3. En dan aan de slag

   Helderheid voor alles. Aan het begin van het evenement stel ik het doel centraal. Soms maak ik daarover bij de start van het programma afspraken met de deelnemers. Bijvoorbeeld: we zijn hier vandaag om het met elkaar te hebben over X, en het zou mooi zijn als vandaag 75 mensen lid worden, of dat jullie vandaag met elkaar 50 afspraken plannen voor een vervolg, of dat er aan het eind van dit evenement een werkgroep is waarin alle disciplines vertegenwoordigd zijn, et cetera.

   De betrokkenheid van de deelnemers, het publiek, is volgens mij de sleutel tot een succesvol evenement. Deelnemers hebben vaak veel kennis en ervaring. Ik laat daarom geen kans liggen om die kennis en ervaring te mobiliseren. Dat doe ik door een open sfeer te creëren waarin de aanwezigen alles kunnen en mogen delen. Ik zorg voor duidelijkheid en transparantie over de onderwerpen en prikkel en stimuleer waar nodig (en waar het kan).

   Niet statisch vanaf het podium, maar tussen de aanwezigen in de zaal, met een microfoon in de hand. Zo maak ik van toehoorders meebelevers. Mijn ervaring (en die van mijn opdrachtgevers) is dat deze interactie en dynamiek de output van een bijeenkomst sterk verhoogt.

4. Na afloop…

   Na een evenement loop ik altijd nog even rond tijdens de nazit of borrel voor de eerste reacties. Als je daar behoefte aan hebt, neem ik graag het verloop van het evenement met je door in een evaluatie.